Minska hanteringstiden efter samtal

En vanlig arbetsuppgift inom kundtjänst är hanteringstiden efter samtal, alltså den tid det tar att slutföra ärendet efter samtalet avslutats. Själva proceduren är värdefull för att kunna fortsätta erbjuda kvalitativ kundservice och upprätthålla korrekta register, men kan ta mycket tid från andra uppgifter. I den här artikeln delar vi med oss av konkreta tips för hur ni kan minska hanteringstiden efter samtal.

Fördelar med att minska hanteringstiden

Förbättrad effektivitet

Genom att minska hanteringstiden kan agenter hantera fler samtal, vilket leder till ökad produktivitet. Dessutom ger det möjlighet för agenter att fokusera på att lösa kundproblem snabbt och effektivt.

Bättre kundupplevelse

Genom att minimera hanteringstiden kan er kundservice erbjuda snabbare svarstider och minska väntetiden för kunderna. Detta bidrar till att förbättra den övergripande kundnöjdheten och skapar ett positivt intryck av ert företag.

5 tips för effektiv ärendehantering

1. Optimera samtalshantering

Minska tiden som spenderas på att söka efter rätt kategori för inkommande samtal genom att använda fördefinierade samtalsdispositioner. Genom att skapa och använda kortfattade och tydliga samtalskript som guidar agenter kan hanteringstiden efter samtalet effektiviseras, då behovet av extra anteckningar minskar och avslutande uppgifter förenklas.

2. Använd CRM & automatiserade processer

Genom att implementera ett omfattande CRM-system som integrerar med er kontaktcenterprogramvara, kan agenter snabbt och enkelt kan få tillgång till kundinformation under avslutande uppgifter. Genom att automatisera processer, exempelvis automatiskt uppdaterad kundinformation, kan agenter fokusera mer på att tillgodose kundbehov och mindre på administrativa, repetitiva och tidskrävande uppgifter.

3. Utbilda agenter

Utbilda agenter om vikten av noggranna och kortfattade anteckningar, så att de fångar viktiga detaljer utan överflödig eller irrelevant information. Erbjud dem också träning i att använda CRM- och kontaktcenterprogramvaror effektivt, med fokus på genvägar och tidsbesparande funktioner.

4. Främja kunskapsdelning

Uppmuntra agenter att dela best practices, tips och tricks för att minska hanteringstiden för att skapa en kultur av kunskapsdelning inom teamet, exempelvis genom teammöten eller öppna forum. Utveckla en centraliserad kunskapsbas som agenter kan använda för att snabbt hitta svar. Genom att erbjuda enkel åtkomst till relevant information spenderar agenter mindre tid på att söka efter lösningar.

5. Granska data

Använd call center-analyser för att få insikter i genomsnittlig hanteringstid per agent och identifiera eventuella avvikare. Granska regelbundet och uppdatera efter-samtalsprocesser och arbetsflöden för att eliminera onödiga steg och flaskhalsar.