Hur använder man kroppsspråk i kundservice?

Trots att vi inte kan se varandras gester och ansiktsuttryck när vi talar i telefon finns det sätt att utnyttja både verbal och icke-verbal kommunikation för att skapa mer positiva och engagerande kundupplevelser. Läs mer om hur du kan använda ditt kroppsspråk och din röst när du jobbar med kundservice här nedanför.

5 sätt att använda tonläge och språk i kundsamtal

Med hjälp av talanalys kan du identifiera de områden som ni behöver förbättra. Här är några konkreta tips på hur du och dina agenter kan använda tonläge och röst i samtal med kund.

1. Tonläge

Var uppmärksam på din rösts tonläge när du interagerar med kunder. Sikta på en varm, empatisk ton som visar genuint intresse och omsorg. Le medan du talar – det kan höras i din röst och få dig att låta mer vänlig.

2. Tempo och pauser

Anpassa ditt tempo för att matcha kundens talhastighet och ta pauser ibland för att låta dem ta till sig information eller uttrycka sig fullt ut. Detta hjälper till att undvika avbrott och visar att du värdesätter kundens synpunkter.

3. Empatisk röst

Låt din ton avspegla förståelse och empati för kundens situation. Använd fraser som ”Jag kan föreställa mig att det måste vara frustrerande” eller ”Jag beklagar att du upplever detta problem” för att förmedla ditt engagemang och vilja att hjälpa till.

4. Positivt språkbruk

5. Visa uppskattning

Tacka kunderna för deras tålamod, förståelse och för att de vänder sig till dig. Enkla fraser som ”Jag uppskattar din tid” eller ”Tack för att du uppmärksammar oss på detta” går långt när det gäller att bygga en positiv relation.